Access2010第一章数据库和表（2）

时　间:2014-07-14 09:21:38
作　者:周芳（转）   ID：24526  城市：上海
摘　要:学习重点：数据类型
正　文:

数据类型的选择：可以通过鼠标选择，也可以输入名称，但由于输入的名称必须与默认名称一致所以建议通过选择进行操作。



在Access中我们关注的不是外观”而是“内涵，比如每个字段的存储空间。数据类型就是用来管理每个数据在Access中的存储，比如存储空间、数据类型（存储形式）。比如说对于成绩字段也许我们一般只需要1-3位即0-150，而对于身份证字段需要18位。


建立表——数据类型

Access2010的数据类型有12种，包括文本、备注、数字、日期/时间、货币、自动编号、是/否、OLE对象、超链接、附件、计算和查阅向导等类型
文本：最多可以存储225个字符。
备注：最多可以存储65535个字符，不能对备注型字段进行排序和建立索引，所以在数据监测中速度要比文本型慢。
日期/时间：存储日期（年、月、日）、时间（时、分、秒）或日期时间的组合数据，在内存中占8个字节的存储空间。其中年、月、日、时、分、秒可以分别提取出来。输入格式建议为：YYYY-MM-DD，为什么不使用YYYY/MM/DD是因为容易忘记具体使用上斜杠还是下斜杠。输入方式可以直接输入，也可以选择日历按钮。



数字：存储进行算数运算的数字数据。关于“进行算数运算”需要这样理解：有的数据诸如身份证号、电话号码、邮政编码相互运算是没有实际意义的，这一类数据应该保存为文本类型。

带小数点的类型（主要限定取值范围）：
字节型：取值范围0-255，在内存中占1个字符。
整数型：取值范围-32768至32767，在内容中占2个字节。
长整数型：取值范围-2147483648至2147483647，在内存中占4个字节。
不带小数点的类型（主要限定小数点保留位数范围）：
单精度数型：在内存中占4个字节，可以保留7位小数。
双精度型：在内存中占8个字节，可以保留15位小数。
货币：货币型用于存储与货币相关的数据内存，可带格式（主要指是否带千位符、货币符号等），等价于双精度，在内存中占8个字节。

自动编号：自动编号数据类型可以自动产生值，不需要人为输入，一旦被制定将于记录永久绑定，每个表只能设置一个自动编号型字段。由于其不重复、不为空的属性一般可以作为主键。



是/否：针对只包含两种不同取值的字段。是/否（Yes/No）、开/关（On/Off）、真/假（True/False）三种方式，在存储时以数值-1（Yes、On、True）和0（No、False、Off）存储。
OLE对象型：声音、视频、图片、文档等，OLE对象字段最大可为1GB，它受磁盘的限制。注意只可以添加一个附件，比如一张照片。具体添加办法详见下图：

第1步：右击单元格



第2步：选择“插入对象”



第3步：在弹出的对话框中，选择新建代表还没有文件选择需要新建后插入，选择由文件创建代表已经有文件。这里选择新建画笔图片，单击确定。



第4步：在弹出的画板工具中画图并点击关闭，图片就保存了，双击单元格可以查看



如已有文件，选择由文件创建-浏览-选择文件-确定



超链接：以文本形式保存超链接地址。语法输入格式为：DisplayText#Address/Subaddress#。其中：DisplayText是字段或控件上所显示的文本；Address为链接到指定文档的地址。Subaddress为在文档中的指定位置（C盘格式为C:）。注意在输入过程中尽量使用Ctrl+空格切换中英文，因为在搜狗输入法下英文会有全角格式，在此例中我们需要半角格式。如下图输入前后效果



鉴于安全性，点击连接后会有以下提示，点击是即可打卡网址。



附件：存储所有类型的文件和二进制文件，不能通过键入或以其他方式输入文本或数学数据，对于压缩的附件，附件类型字段最大容量为2GB，非压缩的附件，该类型最大容量为700KB，可添加多个。添加方法：

第1步：右击单元格



第2步：选择“管理附件”



第3步：在弹出的对话框选择“添加”



第4步：可以同时选择多个附件，点击打开。



第5步：选择确定



这里的3代表三个附件



计算：显示计算结果，必须引用同一表中的其他字段，字段长度为8字节，只能在表示图中添加。注意：计算字段是Access2010新增功能，在Access2007中没有计算必须在字段的基础上，不能在设计视图下添加。

第1步：单击单击以添加，选择计算字段，本例进行数字运算所以选择数字。



第2步：总成绩=英语+数学成绩，在弹出框中选择参与计算的字段，并键入公式。最后单击确定。



第3步：定义新生成字段。



查阅向导：一般用于希望通过一列表或组合框去选择数据而不是直接输入的字段，可以是一个固定的值列表，也可以通过其他表和查询来获得列表数据。注意：选择查阅向导前的对象应该为“文本”。设置性别，选择查阅向导后：

第1步：选择自行键入所需的值，点击下一步。



第2步：根据菜单结构输入男、女，点击完成。



在设计视图该字段查阅字段可见设置属性：



在表示图显示如下：



小结：建立表结构的两种方法：数据表示图创建表、设计视图创建表。在设计视图创建表中可以设置、字段名称、数据类型、主键、字段属性。