Access2010第一章数据库和表（1）

时　间:2014-07-07 09:34:46
作　者:周芳（转）   ID：24526  城市：上海
摘　要: Access是一种实用性的数据库软件，在学习过程中一定要把学习的内容应用到实际工作中。
正　文:

      Access是一种实用性的数据库软件，在学习过程中一定要把学习的内容应用到实际工作中。我曾多次不得不从头开始学习Access，就是因为没有在实际工作中使用Access。在这里奉劝大家Access一定要学以致用，不然一定是狗熊掰棒子的结果。关于数据库的用途可以打个比方，假设有十张记有信息的纸，如果把这些纸不放在一个地方就丢了，我们可以用一个档案袋把他们装起来。数据库就好像这个档案袋，但实际功能要比档案袋强多了。

关于数据库和表要学习以下内容：
数据库系统结构

创建数据库：买档案袋
建立表：装档案
编辑表、操作表：修饰档案、让档案更加严谨

 
Access能带来哪些便利：

具有方便实用的强大功能。

可以利用各种图例快速获得数据。
可以利用报表设计工具，非常方便地生成漂亮的数据报表，而不需要编程。
能够处理多种数据类型。
采用OLE技术，能够方便创建和编辑多种媒体数据库。
支持ODBC标准的SQL数据库的数据。
设计过程自动化，大大提高了数据库的工作效率。
具有较好的集成开发功能。
提供了断点设置、单步执行等调试功能。
与Internet/Intranet的集成。
将数据库移入用户环境，分离最终用户和应用程序开发者之间的关系。
 
      为什么学习Access要从表开始？这里要从数据库的对象说起。如果说数据库是一个档案袋，那么数据库就像档案袋一样时能装东西的。数据库都能装哪些东西呢？下面一一列举：

1. 表。
表是数据库所有对象中第一重要的。就像档案袋中的表一样，所有数据要写在表上，没有表的存在，空空的档案袋没有任何意义。所以说表是数据库的核心和基础。

2. 查询。
查询是建立数据库最直接的目的，是数据库设计目的的体现。就像是存放数据的档案袋，如果后期不用只是存起来是没有任何意义的。在没有完全了解查询的情况下，暂时可以把他理解为查找（实际使用中查找只是查询的一个基本功能）。

3.窗体。
数据库与用户进行交互操作的界面。就像QQ的登陆界面一样，其中可以输入账号信息并登陆，登陆正确可以看到所有信息，登陆失败显示错误。那QQ是如何判断信息输入的正确性呢？是因为腾讯有一个存储用户信息的数据库，其中存有关于QQ的所有信息。用户在输入信息后，数据库所进行动作的就是查询。QQ界面就是窗体。

4.报表。
将数据库中需要的数据提取出来进行分析、整理和计算，并将数据以格式化的方式发送到打印机。数据库中存有大量信息，究竟选择哪些需要打印出来就需要报表。

5.宏。
使应用程序自动化。

模块。建立复杂的VBA程序以完成宏等不能完成的任务。

小结一下，以上就是数据库的六个对象。Access能做什么？往里面放些数据——表，取出你想要的——查询，让用户和数据库联系起来——窗体，最终放到纸上面——报表。表、查询、窗体、报表是Access最基本的四个对象。



      宏和模块是对以上四条的完善，可以让数据安全性更高。所有一切的基础是表。那什么又是组呢？组相当于对数据库的进一步管理，也就是装档案袋的档案盒。

      Access的所有对象都在创建选项卡下。



数据库的设计步骤：

1. 分析建立数据库的目的。要用数据库管理什么数据。
2. 确定数据库中的表。
3. 确定表中的字段。好像通讯录中的姓名、电话、住址、Email。相当一个表格的表头。
4. 确定主要关键字。主关键字又叫做主键。其概念是在一个表中能唯一标识一条记录的一个特殊的字段。主键不能为空，不能重复。
5. 确定表之间的关系。
 
创建表的三种方式：表、表设计、SharePoint



      Access与Excel、Word中的表的区别：Access的表相比较Excel、Word更有“内涵”，更规范。在Excel、Word录入数据过程中是不能自动检查错误的，以下图为例：



      而Access在定义字段过程是可以对字段长度、类型等进行定义。在创建表过程中，通过“表设计”按钮创建表格比直接用“表”按钮创建表格更规范。“表”按钮通过以下按钮创建字段：



      创建表格保存后如下：



      通过“表设计“创建字段如下图所示：



       通过以下方式设置数据规则，相当于Excel中的数据有效性：



      在录入数据过程中，如键入信息不符合规范则有以下提示：



      通过“表设计“创建表格，如果未设置主键。保存时会有以下提示，提示未设置主键：



      点击“是”则由Access自动为表格生成主键，也就是“ID”:



如何以已有字段做主键呢？

第1步：选中要定义的字段



第2步：点击“主键”按钮


主键设置成功后，主键字段前会有“钥匙”标志。



该视图，我们称之为设计视图：


该视图，成为表示图：



我们通过这两个按钮相互之间切换：



表的组成：
表结构：表名、字段、字段属性。

表内容：存储在表中的记录数据。

字段的命名规则：

1. 长度为1~16个字符。也说明字段名称不能为空。
2. 可以包含字母、数字、汉字、空格和其他字符。这里要注意，理论上字段名是可以有空格的，但是为了后期的严谨性和操作，不建议在字段名中使3. 用空格。不要使用空格美化表格，不要在结构上做美化，Access有专门做美化的地方。
4. 不能以空格开头，不能包含句号（.）、感叹号（!）、方括号（[]）和单引号（’）.
5. 不能使用ASCⅡ码为0~32的ASCII字符。

Access软件网官方交流QQ群 (群号:54525238) 　　　　　　Access源码网店