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access 2007以电子方式分发报表

时 间:2008-05-29 07:57:31
作 者:Microsoft   ID:11  城市:上海  QQ:3002789054点击这里给麥田发消息
摘 要:以电子方式分发报表
正 文:

您可以使用 Microsoft Office Access 以电子方式分发 Access 报表。例如,可以使用“Office 按钮”菜单中的“电子邮件”命令,以电子邮件附件的形式快速导出并发送报表。也可以将报表导出为文件,然后通过多种不同方式分发该文件。使用电子分发方法,可以快速将重要信息发送给需要的人员。此外,您可以使用这些文件创建报表的备份或存档,在不需要报表的打印副本的情况下,这样还可以减少纸张的使用。

本文介绍了可用于导出报表的不同文件格式,并且介绍了将导出的报表分发给收件人的不同方法。


了解可用于导出报表的文件格式

您可以将报表导出为多种不同的文件格式。但是,并非所有这些文件格式都能保留原始报表的布局和格式。例如,如果将报表导出为 HTML 文件(*.htm 或 *.html)、RTF 文件 (*.rtf) 或文本文件 (*.txt),所生成的文件可能不包含在原始报表中存在的所有可视元素,如图形、颜色、线条或边框。但是,某些文件确实会保留原始报表的布局和格式。这些格式包括快照格式 (*.snp)、可移植文档格式 (*.pdf) 以及 XML Paper Specification 格式 (*.xps)。本文着重介绍这三种文件格式的使用。

下表列出了导出报表时可用的所有格式,以及您和收件人打开生成的文件时可用的程序。

格式 文件扩展名 用于打开文件的程序
HTML *.htm; *.html Internet 浏览器,如 Microsoft Internet Explorer。
PDF *.pdf PDF 阅读器,可作为第三方下载免费使用。
RTF *.rtf 字处理程序,如 Microsoft Office Word 以及写字板。
快照 *.snp Microsoft Snapshot Viewer,可以从 Microsoft 下载中心获得。“请参阅”部分提供了指向免费下载的链接。
文本 *.txt 字处理程序和文本编辑程序,如 Word 和记事本。
XPS *.xps
  • 在 Microsoft Windows 2000、Microsoft Windows Server 2003 或 Microsoft Windows XP 中  Microsoft XML Paper Specification Viewer,可以通过下载 Microsoft XML Paper Specification Essentials Pack 获得。有关 Microsoft XML Paper Specification Essentials Pack 的详细信息,请参见“请参阅”部分中的链接。
  • 在 Windows Vista 中  Microsoft Internet Explorer 7.0 或更高版本。

 注释   安装加载项后,可以使用“PDF 格式 (*.pdf)”“XPS 格式 (*.xps)”选项。“请参阅”部分提供了关于支持这些文件格式的详细信息。

使用“电子邮件”命令分发报表

在 Office Access 2007 中分发报表的最快方法之一是使用“Office 按钮”菜单上的“电子邮件”命令。只需单击几下鼠标,Access 即可将报表导出到您需要的文件格式,然后创建一封新电子邮件并该文件作为附件发送出去。

  1. 在导航窗格中,选择要在电子邮件中发送的报表。
  2. 单击“Office 按钮”按钮图像,然后单击“电子邮件”
  3. “对象发送为”对话框中,选择要使用的输出格式,然后单击“确定”。请记住,只有“快照格式 (*.snp)”“PDF 格式 (*.pdf)”以及“XPS 格式 (*.xps)”选项会保留原始报表的布局和格式。

    Office Outlook 2007 会打开一封新电子邮件,其中带有您指定的类型的文件附件。

  4. “收件人”框中键入收件人的电子邮件地址,在“主题”框中键入主题并在消息区域键入消息。

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