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我的管理招式:文档管理法

时 间:2008-04-30 19:26:30
作 者:张庆   ID:17  城市:秦皇岛
摘 要:通过填写文档来管理团队的方法
正 文:

   我这里说的“文档管理法”不是管理文档的方法,我通过填写文档来管理团队的方法。

    曾经有一段时间,我发现我的团队陷入一个涣散的状态:一项任务下发后,总是不能在约定的时间内按照要求回收到结果。我意识到,不能一味的埋怨员工的懒惰和拖沓,也许是我自己出了什么问题。比如事情交代的不够清楚,一些重要的事情没有让员工意识到其重要性,或者交代的比较随意,让他们觉得这是一件可做可不做的事情。因为我都是口头交代,可能因为词语表达的歧义等原因,使员工不能领会到真实的意图。

    检讨了我的过失后,为了弥补以上的缺陷,我想了一个管理的办法:文档管理法。

    文档管理法的核心,就是我把每一件事情都作为项目来下发,制定了一个类似项目书的表格,主要内容如下:

    项目名称:取个容易记的名字。
    主要内容:关于……的事情。简短描述。如果项目名称能概括清楚,这个可以不填。
    时间要求:明确起至时间。
    完成指标:
    项目完成人自我评价:
    完成评价:

    前4项填写完成后,与承接“项目”的员工交流,首先请他阅读要求-主要是时间要求和完成指标,询问他的想法,再请他提出需要修改的地方和需要的其他帮助,确认其明确了要求和同意接收这个任务,然后项目就正式启动。
    在事情进展时间内,需要询问进展情况。如果事情比较小,或时间比较短,可以略过这一步。
    交付:到达完成时间后,请他自己填写完成情况,对自己的工作进行评价。如果不能按要求和时间完成项目,在这里填写原因。事实上员工可以在这里写任何和项目有关的事情。
    完成评价由我来填写,并及时告诉他。这个可以作为以后业绩考评的一个依据。

    文档管理法实施后,效果非常好。由于所有事情都有依据,白纸黑字,赖账是不可能的了。没有人再像过去,一个项目交代的5点,只完成了3点或4点,剩下的根本不承认你交代过。
    文档管理法对管理者的要求是,你的文字表达必须过关,必须把意思描述清楚,因为文字也是有歧义的可能的。

    文档管理法的缺点是,有时显得太过呆板,大事小事都这样做,也显得没有人情味。但是像需求分析和大的项目,这样做非常有必要,客户赖账的情况我们见过太多了,写成文档作为备忘,有据可查,也显得正式和专业。我的文档管理法后来也只是对大的、重要的事情才这么做。

    我的文档管理法后来终于还是停止了,原因不是这方法不好,而是太好了。太好的方法总是对人的要求太高,也使人太累。我们单位是一个事业单位、半政府性质,很多人都是领导的关系户,本来大家都在混,我也没必要让大家吃那么大的苦头。

    但是文档管理法作为一个管理办法,在某些情况下确实是很管用的。



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