【Access论文】基于Access软件的人力资源管理数据库的设计思路和应用方法

时　间:2012-07-05 08:21:51
作　者:无忧论文网   ID：6392  城市：昆山
摘　要:文章结合当前路桥施工企业人力资源管理现状,分析了将Access软件应用于人力资源管理数据库开发的优点,介绍了毕业论文范文基于Access软件的人力资源管理数据库的设计思路和应用方法。
正　文:

前言
广西路桥建设有限公司是广西交通基础设施建设骨干企业,以公路、桥梁、市政、房屋等交通、能源基础施工工程为主业,拥有职工1 700多人。该公司一直采用典型的矩阵式组织管理模式,矩阵式组织管理模式的特点是:容许多个中心存在,通过具有横向报告关系的管理系统,把各职能部门的有关人员联系起来,有利于加强各职能部门之间的协作配合;有利于顺利完成规划项目,提高
基层和中层管理的灵活性及工作效率,从而增加整个企业的适应性。但是,这种管理模式又不可避免地存在局限性:(1)组织的稳定性较差,成员经常变动、人事关系不稳定;(2)机构相对臃肿,用人较多。对于施工企业而言,矩阵式组织管理模式的局限性表现得更加突出。广西路桥建设公司项目点多面广线长,公司员工散布在区内外乃至国外,人员流动性很大,一个工程项目刚结束,另一个项目接着又上马了,其中还有中途进场退场的,而所有人员进退场全部由公司总部人力资源管理部门统一调配。这样导致人力资源工作者的工作量非常大。如何把人力资源管理者从事务性、行政性的日常工作解放出来并将更多的时间放在人力资源的规划、职业生涯的发展、绩效考核指标体系的建立等更为关键的任务上去,这是笔者一直在思考的问题。
 
1　当前人事管理软件的现状
21世纪是知识经济时代,信息、技术和知识是企业不断发展的动力源泉。随着经济的快速发展,对人力资源管理提出更高的要求,它必须是动态的,而且是前瞻性的,能指导实践工作的。这就需要企业拥有适合本单位的管理软件,然而在软件研发日益快速的今天,市场上的人力资源管理软件种类繁多,而所有的软件系统都并不是简单的买来就能用的软件产品,它需要软件开发商根据用户的实际情况进行专业性的开发,并随时跟踪服务。人力资源管理软件包括系统规划、系统实施、培训、系统维护与升级、系统应用管理等众多环节,其中的任何一个环节出问题,都可能导致系统在企业中实施或应用的失败,因此企业在购买信息化人力资源管理系统时往往无所适从。此外,现有的人力资源管理系统中,每一套系统的价格往往都不便宜,少则几十万,多则上百万,这相对一般的中小企业而言都是一笔不小的开支。基于以上情况,笔者认为将Access应用软件运用到人事管理中,以Access应用软件为平台,自主设计开发适合中小型企业人事管理数据库应用程序,无疑是一个好的选择。
 
2　以Access作为设计人力资源管理数据库平台的优点
2·1保证安全性能
Microsoft Access是Microsoft Office办公系列应用软件的一个重要组成部分,从1992年被首次推出至今已经历时将近二十年,其系统的维护与升级技术都已非常成熟,选择Access作为人事管理数据库的设计平台相对较安全,能保证设计的数据库有效运行。
 
2·2　可多用户共享应用程序
将数据库放到网络中进行共享并加以保护或利用[拆分数据库]功能将当前数据库拆分为前端和后端数据库供多用户同时使用。即将表从当前数据库移到新的后端数据库,在多用户环境中,该操作将减轻网络通信负担,并允许在不影响数据或不中断用户的前提下连续性前端开发。
 
2·3　友好的用户界面
Access数据库操作简单,易学易懂,用户可以根据自己的工作需要,自由设计美观的窗体、报表,自由创建各种各样的查询,还可自动绘制数据统计图。同时因为Microsoft Access是Microsoft办公系列应用软件的一个重要组成部分,它既可单独运行也可与Word、Excel等Office其他组件相互调用数据,进行数据交换。
 
2·4　保证数据信息的统一性和完整性
Microsoft Access将具有名称的任何东西都称为“对象”,在Access数据库里,主要的对象为表、查询、窗体、报表、数据访问页、宏和模块。由于在Access中表、查询和窗体的数据是相互作用的,无论是改动表查询窗体中任何一个对象的数据,其他对象的数据也会随之改变,不需要重复操作,保证了数据信息的统一性和完整性。
 
3　人力资源管理数据库的设计
3·1　准备阶段
认真核查本单位的人力资源状况,对本单位现有人力资源的数量、质量进行全面的核查,进一步整合现有的人力资源,准确的掌握本单位的人力资源状况。并针对本单位人力资源管理的模式制定人力资源信息化战略和总规划,明确设计数据库要解决什么问题。
 
3·2　创建基本表和其他附表
图表是数据库的核心与基础,它存放着数据库中的全部数据信息。作为人力资源管理者可根据人力资源核查情况及本单位人力资源管理战略目标创建人员基本表,输入员工姓名、性别、身份证等个人自然信息,并在基本表中定义主关键字段。同时根据工作需要创建其他附表,如:合同管理、人员调动、任职记录、工作简历、社保管理、证件管理、所在地ID……。将以上各种不同的表之间通过其相同内容的字段来设立关联,建立表与表之间的关系。
 
3·3　设计查询和和制作报表
查询可在一个或多个表内根据搜索准则查找某些特定的数据,并将其集中起来形成一个全局性的集合、供用户查看。用户可灵活的使用交叉数据表查询、参数查询等设计自己所需的查询表,如:人员类别查询、离职人员查询、人员动态查询等等。通过查询能准确的对本单位的人力资源进行统计分析。如:使用参数查询可设计任何一个时间段内整个单位的员工的人员动态情况及本单位属下各部门、各工程项目人员配置情况并分析是否能满足工作需要。
报表可以基于某一数据表,也可以基于某一查询结果,它不仅可以执行简单的数据浏览和打印功能,还可以对大量原始数据进行比较、汇总和小计。可以生成清单及其他用户所需的输出内容,使用方便。例如:人员的工作调配只需要设计一个人员调动报表即可。首先从人员表、人员调动表、所在地ID表及社保医保定额查询等对象中提取人员调动报表中所需要的字段,建立人员调动查询,并在调动查询中以[输入调动日期]作为准则。其次基于所建立的人员调动查询制作人员调动报表。这样无论对哪位员工进行调动,只要完成人员调配,输入调动日期,即可得到所需的调动报表。

3·4　设计窗体和宏
窗体是联系数据库与用户的桥梁,窗体向用户提供一个交互式的图形界面,可用于进行数据的输入、显示及应用程序的执行控制。窗体和它所依据的表及查询是相互作用的。当更改了表或查询中的数据时,窗体所显示的数据也随之变化。同样,如果在窗体中更改了数据,与之相关联的表或查询也会改变。因此,窗体为输入、编辑显示数据提供了一种便捷方式。在设计人力资源管理数据库中可以首先根据部门人员分工情况设计主窗体如:人员管理、工资管理、社保医保管理、培训开发管理、证件管理等主窗体。再根据每位管理员的工作需要各自的主窗体下插入不同的页,设计工作需要的子窗体。在人员档案管理主窗体中插人员调动、离职记录、教育状况、合同管理、工作简历、绩效考核等不同的页面,并在不同的页面下设计相应的子窗体。当需要对人员进行调配时只需要在该窗体的人员调动子窗体下输入信息即可。如需要在不同的子窗体中切换,只要单击所需页名即可切换,而主窗体保持不变,方便快捷。
宏是一个命令集合,宏可以打开并执行查询、打开表、打开窗体、显示报表、修改数据及统计信息等操作,也可以运行另一个宏以及模块。在人力资源管理数据库中为了方便查询人员信息并以窗体显示,可在相应的主窗体中设计一个命令按钮,并让其执行宏命令,而该宏命令则以“按姓名查询”作为筛选名称打开指定的窗体。因此,在人力资源管理数据库中,如需要张三的信息,则只需单击主窗体中的命令按钮输入姓名“张三”即可获得“张三”的基本信息。
 
3·5　定义主切换面板
切换面板是带有按钮的一种特殊窗体,切换面板不仅能提供一个友好的界面,还可以避免用户进入数据库窗口特别是窗体或报表的设计视图,阻止用户偶然修改数据库的设计。在人力资源管理数据库中可根据人力资源管理类别设计所需的切换面板,与此同时设计数据库的启动属性,设置用户打开数据库时,自动打开主切换面板。2010年第6期总第35期145　　
 
4　人力资源管理数据库的应用
通过Access建立起完善的人力资源管理信息系统,输入员工个人信息、教育资料及工作经历、录用资料(包括管理经历、特殊技能以及对组织有潜在价值爱好或特长)、工资资料、工作评价资料,工作态度等资料,并将所建立的人力资源管理信息系统应用到日常的人力资源管理中,不仅能减轻人力资源管理者的工作量,还能提高工作效率,控制人工成本。
(1)将人力资源数据库作为人员调配的主要工具。通过对人员调配,并利用数据库的自动存盘汇总功能,能及时掌握员工动态,可以随时查询公司属下各单位的员工的配置情况,也可以随时查询并统计员工考勤的历史记录和统计报表。
(2)在新建立的人力资源管理数据库中可设置大量的提醒提示信息如:合同到期提醒、试用到期提醒、退休到期提醒等提示信息,不仅能减轻管理人员的工作强度,更重要的是可避免错过日期给公司造成的损失以及造成员工的不满情绪。
(3)能及时掌握公司的人力资源现状并进行分析,同时根据公司发展战略的要求对公司发展的人员需求进行规划。
 
5　结语
未来的竞争是人才的竞争,如果公司没有建立起完善的人员跟踪体系,对于员工的表现一无所知,不仅挫伤了员工的工作积极性,也很难把高素质的人员招至麾下。因此,我们必须顺应这种趋势,按科学规律开发管理企业的人力资源,提高企业的竞争力。也只有这样才能使企业在竞争中立于不败之地。
 
参考文献:
[1]人力资源管理专业知识与实务(中级)[M].中国人事出版社,2009.
[2]王成辉.Access2002中文版入门与提高[M].北京:清华大学出版社,2001.

转自无忧论文网www.51lunwen.com