我应在 access 2007 中使用哪种文件格式？

时　间:2008-11-08 08:34:11
作　者:Microsoft   ID：11  城市：上海  QQ：3002789054
摘　要:我应在 Access 2007 中使用哪种文件格式？
正　文:

Microsoft Office Access 2007 引入了一种使用 .accdb 文件扩展名的新型文件格式。此外，Office Access 2007 还继续为在早期版本 Access 中使用的文件格式提供一定的支持。本文介绍为什么应尽可能使用这种新型文件格式，以及为什么在某些情况下可能需要使用早期版本的文件格式。您还将明确了解如何将数据库转换为这种新型文件格式。

新型文件格式 (.accdb)

Office Access 2007 采用了一种支持许多产品增强功能的新型文件格式。当您在 Access 2007 中创建一个新数据库时，默认情况下该数据库将使用这种新型文件格式并被赋予 .accdb 文件扩展名。

这种新型文件格式支持多值字段和附件等新功能，因此应尽可能地使用它。但这种新型文件格式不能用早期版本的 Access 打开，也不能与其链接，而且它不支持复制，也不支持用户级安全性。如果需要在早期版本的 Access 中使用数据库，或者需要使用复制功能或用户级安全性，则必须使用早期版本的文件格式。

.accdb 文件格式支持下列新功能：

• 多值字段

  假设您已向某一员工分配了一个任务，但又决定将该任务分配给多个人员。在 Office Access 2007 中可以创建一个多值字段，您既可以从该多值字段中选择这些员工的名字，也可以在框中输入其名称。

  在单击该框时，选中的复选框指示您的选择。所选的员工将存储在多值字段中，并在显示时用逗号分隔（默认情况下）。

  多值字段旨在使选择和存储多个选项更为轻松，而不必创建更高级的数据库设计。多值字段对于与 Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 集成也十分重要，因为 SharePoint 列表也支持多值字段。

   要点   只有在使用新型 .accdb 文件格式的情况下，才支持多值字段。

• 附件数据类型

  使用新的附件数据类型，您可以在数据库中轻松存储所有类型的文档和二进制文件，而不会导致数据库的物理大小过分膨胀。附件会在适当的时候自动进行压缩，以尽可能提高空间的使用率。您可以将 Microsoft Office Word 2007 文档附加到记录，也可以保存一系列数字图片，甚至可以将多个附件附加到同一条记录。

   要点   只有在使用新型 .accdb 文件格式的情况下，才支持附件数据类型。

• 增强与 Windows SharePoint Services 和 Microsoft Office Outlook 2007 的集成功能

  以前，由于 Access 数据库中可能包含不安全的代码，采用 .mdb 格式的 Access 文件会被 Windows SharePoint Services 或 Outlook 阻止。Office Access 2007 可以将代码验证为安全的或将其禁用。这样，Access 数据库就可以与 Windows SharePoint Services 或 Outlook 更充分地集成。

   要点   只有在使用新型 .accdb 文件格式的情况下，才支持将 Access 数据库与 Windows SharePoint Services 或 Outlook 更好集成的功能。

• 使 SharePoint 列表与 Access 断开连接

  在 Office Access 2007 中，只需单击一下即可与 SharePoint 列表断开连接。可在 Access 中处理数据，然后同步所做的更改，或者以后重新与 SharePoint 网站连接。

   要点   只有在使用新型 .accdb 文件格式的情况下，才支持将 SharePoint 列表与 Access 断开连接的功能。

• 备注字段历史记录跟踪

  “备注”字段适用于存储大量信息。从 Office Access 2007 开始，可以设置一个属性 (AppendOnly)，该属性强制 Access 保留“备注”字段的所有更改的历史记录。这样就可以查看这些更改的历史记录。该功能还支持 Windows SharePoint Services 3.0 中的版本控制功能，以便使用 Access 跟踪对 SharePoint 列表中存储的多行文本字段的更改（前提是该字段的“追加对现有文本所做的更改”选项设置为“是”）。

   要点   只有在使用新型 .accdb 文件格式的情况下，才支持“备注”字段历史记录跟踪。

• 增强的加密功能

  您可以选择设置一个数据库密码，然后对您数据库的内容进行加密。当使用 Office Access 2007 和采用新型文件格式的文件进行此操作时，Access 会使用 Windows Crypto API 对数据进行加密。

   要点   只有在使用新型 .accdb 文件格式的情况下，才支持增强的加密功能。

早期版本的文件格式 (.mdb)

Office Access 2007 之前的 Access 版本支持使用 .mdb 文件扩展名的文件格式。在 Office Access 2007 中，仍可以打开 .mdb 文件。如果文件是以 Access 2000 或 Access 2002-2003 文件格式存储的，则可以在 Office Access 2007 中正常打开并使用它。但是，无法使用要求 .accdb 文件格式的新功能。

如果文件是以 Access 95 或 Access 97 文件格式存储的，则第一次在 Office Access 2007 中打开时，Access 会建议将数据库升级到当前设置为默认文件格式的文件格式（通常是 .accdb 文件格式，除非您或管理员更改了该设置）。如果您不打算在早于 Access 2007 的 Access 版本中该使用数据库，不希望与使用早于 Access 2007 的 Access 版本的其他人共享该数据库，并且您不使用复制功能或用户级安全性，则应将数据库文件升级为新型 .accdb 格式。在将数据库升级为 .accdb 文件格式后，就不能再使用早于 Access 2007 的 Access 版本打开该数据库了。

如果文件是以 Access 95 或 Access 97 格式存储的并且您选择不升级到 .accdb 格式，则无法进行设计更改。可以在 Office Access 2007 中查看对象及对数据进行更改，但不能进行设计更改。

转换为新型文件格式

要将 Access 数据库显式转换为新型 .accdb 文件格式，必须首先打开数据库，然后将其保存为 .accdb 文件格式。以下过程适用于在 Access 97、Access 2000、Access 2002 或 Access 2003 中创建的文件。有关导入和转换 Access 2.0 或 Access 95 数据库文件的详细信息，请参见“请参阅”部分中的链接。

首先，打开该数据库：

1. 单击“Office 按钮”，然后单击“打开”。
2. 在“打开”对话框中，选择要转换的数据库并将其打开。

然后，转换该数据库：

1. 单击“Office 按钮”，然后指向“另存为”。
2. 在“以其他格式保存数据库”下，单击“Access 2007 数据库”。
3. 在“另存为”对话框的“文件名”框中，输入一个文件名或使用所提供的文件名。
4. 单击“保存”。

   即会以 .accdb 文件格式创建该数据库的副本。