access 2007修改、编辑或更改报表
时 间:2008-06-06 08:04:55
作 者:Microsoft ID:11 城市:上海 QQ:3002789054
摘 要:修改、编辑或更改报表
正 文:
本主题将说明可用于修改、编辑或更改现有报表的技术。Microsoft Office Access 2007 提供两个可用于对报表进行更改的视图:布局视图和设计视图。选择使用哪个视图取决于您试图完成的特定任务。最终还可以同时使用两个视图来进行更改。
了解布局视图
布局视图是用于修改报表的最直观的视图,几乎可用于您要对 Office Access 2007 中的报表所做的所有更改。在布局视图中,报表实际正在运行,因此,您看到的数据和打印数据的外观非常相似。然而,您还可以在此视图中对报表设计进行更改。因为您可以在修改报表的同时看到数据,所以它是非常有用的视图,可用于设置列宽、添加分组级别或执行几乎所有其他影响报表的外观和可读性的任务。下图显示布局视图中的“客户电话簿”报表。
在布局视图中看到的报表并不与打印报表完全相同。例如,布局视图中没有分页符。此外,如果已经使用“页面设置”设置了报表中列的格式,则这些列将无法在布局视图中显示。但是,布局视图可以提供与打印报表非常接近的视图。如果想要看到报表在打印时的外观,请使用打印预览。
某些任务不能在布局视图中执行,需要切换到设计视图执行。在某些情况下,Access 将显示一条消息,通知您必须切换到设计视图才能进行特定的更改。
了解设计视图
设计视图提供了报表结构的更详细视图。您可以看到报表、页和组的页眉和页脚镶边。报表在设计视图中并不真正运行,因此,在工作时无法看到下层数据;然而,与在布局视图中相比,在设计视图中执行某些特定任务要容易得多。您可以:
- 向报表添加范围更广的控件,例如标签、图像、线条和矩形。
- 在文本框中编辑文本框控件来源,而不使用属性表。
- 更改某些在布局视图中没有的属性。
下图显示设计视图中的“客户电话簿”报表。
在视图之间切换
Access 提供了在视图之间切换的多种方法。如果报表已经打开,则可以通过执行下列操作之一来切换至其他视图:
- 右键单击导航窗格中的报表,然后单击快捷菜单上所需的视图。
- 右键单击报表的文档选项卡或标题栏,然后单击快捷菜单上所需的视图。
- 在“开始”选项卡上的“视图”组中,单击“视图”按钮在可用的视图之间切换。或者,也可以单击“视图”下的箭头,然后从菜单中选择一个可用的视图。 “打印预览”在此菜单上不可用。
- 右键单击报表自身的空白区域,然后单击所需的视图。如果是在设计视图中打开报表,则必须右键单击设计网格的外部。
- 单击 Access 状态栏上的某个小视图图标。
如果报表未打开,请在导航窗格中双击报表,以在报表视图中打开它。要在另一视图中打开该报表,请右键单击导航窗格中的报表,然后单击快捷菜单上所需的视图。
注释 如果您正在修改一个您已经使用“页面设置”在其中创建多个列的报表(例如,邮件标签报表),则只能在“打印预览”中查看这些列。如果在报表视图或布局视图中查看报表,Access 将在单个列中显示数据。
在布局视图中修改报表
本节描述一些可以在布局视图中执行的常见报表修改操作。
更改列宽或字段宽度
- 单击要调整的列中的某个项目。
该项目周围将绘制一个边框,指示该字段已选定。
- 拖动边框的右边缘或左边缘,直到列宽符合您的需要。
更改行高或字段高度
- 单击要调整的行中的某个项目。
该项目周围将绘制一个边框,指示该字段已选定。
- 拖动边框的上边缘或下边缘,直到行高符合您的需要。
添加字段
- 在“格式”选项卡上的“控件”组中,单击“添加现有字段”。
将显示可用字段列表。如果其他表中有可用的字段,则这些字段将显示在“其他表中的可用字段:”的下面。
- 将字段从“字段列表”拖动到报表中。移动字段时,一个突出显示区域将指示当释放鼠标按钮时字段将放置的位置。
注释 要一次添加多个字段,请在按住 Ctrl 的同时单击“字段列表”中所需的各个字段。然后释放 Ctrl 并将字段拖动到报表中。这些字段将被放置在相邻位置。
了解控件布局
控件布局可以指导您将控件水平和垂直对齐,以使报表有一个统一外观。您可以将控件布局视为一个表,表的每个单元格都包含一个控件。以下过程说明如何在控件布局中添加、删除或重新排列控件。
控件布局有两种:表格式和堆叠式。
- 在表格式控件布局中,控件是以行和列的形式排列,就像电子表格一样,且标签横贯控件的顶部。表格式控件布局始终横越一个报表的两个节;无论控件在哪个节中,标签都位于
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