access 2007使用查询对数据求和

时　间:2008-04-19 07:54:32
作　者:Microsoft   ID：11  城市：上海  QQ：3002789054
摘　要:使用查询对数据求和
正　文:

本文解释如何使用一类名为聚合函数的函数来对查询结果集内的数据求和。本文还简述如何使用其他聚合函数（如 COUNT 和 AVG）来对结果集内的值计数或求平均值。另外，本文还介绍如何使用总计行，这是 Microsoft Office Access 2007 中的一个新功能，可用来在不修改查询设计的情况下对数据求和。

了解对数据求和的方法

可以通过使用一类名为聚合函数的函数来对查询中的一列数字求和。聚合函数对数据列执行计算并返回单个结果。Access 提供了多种聚合函数，包括 Sum、Count、Avg（计算平均值）、Min 和 Max。通过向查询中添加 Sum 函数可对数据求和，通过使用 Count 函数可统计数据的个数，等等。

另外，Office Access 2007 提供了几种向查询中添加 Sum 和其他聚合函数的方法。您可以：

• 在数据表视图中打开查询并添加一个总计行。总计行是 Office Access 2007 中的一项新功能，它允许您在不必更改查询设计的情况下，在查询结果集的一列或多列中使用聚合函数。
• 创建总计查询。总计查询计算多组记录的分类汇总；总计行计算一个或多个数据列（字段）的总计。例如，如果您希望按城市或季度汇总所有的销售额，可以使用总计查询来按所需的类别将记录分组，然后对销售额求和。
• 创建一个交叉表查询。交叉表查询是一种特殊类型的查询，可将其结果显示在类似于 Microsoft Office Excel 2007 工作表的网格中。交叉表查询可对值进行汇总，然后按两组依据对它们分组：一组沿侧面排列（行标题），另一组沿顶端排列（列标题）。例如，可以使用交叉查询来显示每个城市在过去三年的总销售额，如下表所示： 

  城市	2003	2004	2005
  上海	254,556	372,455	467,892
  广州	478,021	372,987	276,399
  海口	572,997	684,374	792,571
  ...	...	...	...

 注释   本文档中有关操作方法的部分重点介绍如何使用 Sum 函数，但请记住，可以在总计行和总计查询中使用其他聚合函数。有关使用其他聚合函数的详细信息，请参阅本文后面的聚合函数参考一节。

有关如何使用其他聚合函数的详细信息，请参阅在数据表中显示列汇总一文。

以下各节中的步骤介绍如何添加“总计”行，如何使用总计查询来对多组数据求和，以及如何使用交叉表查询跨多个组和时间间隔对数据进行分类汇总。执行操作时，请记住，许多聚合函数仅处理设置为特定数据类型的字段中的数据。例如，SUM 函数仅处理设置为“数字”、“小数”或“货币”数据类型的字段。有关每个函数所需的数据类型的详细信息，请参阅本文后面的聚合函数参考一节。

有关数据类型的一般信息，请参阅修改或更改为字段设置的数据类型一文。

准备一些示例数据

本文的操作方法部分中提供了示例数据表。操作方法中的步骤使用该示例表帮助您理解聚合函数的使用方法。如果您愿意，也可以选择将示例表添加到新的或现有的数据库中。

Access 提供了几种将这些示例表添加到数据库的方法。您可以手动输入数据；可以将每个表复制到电子表格程序（如 Microsoft Office Excel 2007），然后将工作表导入到 Access 中；也可以将数据粘贴到文本编辑器（如“记事本”），然后从生成的文本文件中导入数据。

本节中的步骤介绍如何在空白数据表中手动输入数据，以及如何将示例表复制到电子表格程序，然后再将这些表导入到 Access 2007 中。有关创建和导入文本数据的详细信息，请参阅文章导入或链接文本文件中的数据。

本文档中有关操作方法的部分使用以下各表。请使用这些表创建您的示例数据：

“类别”表：