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access 2007通过使用查询统计数据的个数

时 间:2008-04-17 07:53:59
作 者:Microsoft   ID:11  城市:上海  QQ:3002789054点击这里给麥田发消息
摘 要:通过使用查询统计数据的个数
正 文:

本文介绍如何统计查询所返回数据的个数。例如,在窗体或报表上,可以统计一个或多个表字段或控件中的项目数。还可以计算平均值,并查找最小值、最大值、最早值和最晚值。另外,Microsoft Office Access 2007 提供了一个名为“总计行”的新功能,使用该功能,可以在不修改查询设计的情况下统计数据表中数据的个数。


了解数据的计数方式

可以通过使用“计数”函数来计算字段(一列值)中的项目数。“计数”函数属于一组名为聚合函数的函数。使用聚合函数,可以针对一列数据执行计算并返回单个值。除了“计数”,Access 还提供许多聚合函数,如:

  • 合计(用来对一列数字求和)。
  • 平均值(用来求一列数字的平均值)。
  • 最大值(用来查找字段中的最大值)。
  • 最小值(用来查找字段中的最小值)。
  • 标准偏差(用来计算值在平均值(中值)附近分布的范围大小。
  • 方差(用来计算列中所有值的统计方差)。

Office Access 2007 提供了两种向查询中添加“计数”函数和其他聚合函数的方法。您可以:

  • 在数据表视图中打开查询并添加一个总计行。总计行是 Office Access 2007 中的一项新功能,它允许您在不必更改查询设计的情况下,在查询结果集的一列或多列中使用聚合函数。
  • 创建总计查询。总计查询计算多组记录的小计。例如,如果您希望按城市或季度汇总所有的销售额,则可以使用总计查询来按所需的类别组合您的记录,然后对销售额求和。与之相反,“总计”行计算一个或多个数据列(字段)的总计。

 注释   本文档中有关操作方法的章节强调如何使用“计数”函数,但是,请记住,可以在“总计”行和总计查询中使用其他聚合函数。有关使用其他聚合函数的详细信息,请参阅本文中稍后介绍的聚合函数参考

有关如何使用其他聚合函数的详细信息,请参阅在数据表中显示列汇总一文。

以下各节中的步骤介绍如何添加“总计”行以及如何使用总计查询来统计数据的个数。执行操作时,请记住,“计数”函数处理的数据类型比其他聚合函数多。例如,除了包含复杂的重复标量数据的字段(如包含多值列表的字段)以外,几乎可以针对所有类型的字段运行“计数”函数。

相反,许多聚合函数仅处理设置为特定数据类型的字段中的数据。例如,Sum 函数仅处理设置为“数字”、“小数”或“货币”数据类型的字段。有关每个函数所需数据类型的详细信息,请参阅本文后面的聚合函数参考

有关数据类型的一般信息,请参阅修改或更改为字段设置的数据类型一文。

 

通过使用“总计”行统计数据的个数

通过以下方法向查询中添加“总计”行:在数据表视图中打开查询,添加“总计”行,然后选择 Count 函数或其他聚合函数,如 SumMinimumMaximumAverage。本节中的步骤介绍如何创建基本的选择查询以及如何添加总计行。

创建基本的选择查询

  1. “创建”选项卡上的“其他”组中,单击“查询设计”

    Access 功能区图像

  2. “显示表”对话框中,双击要在查询中使用的一个或多个表,然后单击“关闭”

    选定的表将以窗口形式显示在查询设计器的上半部分中。下图显示了查询设计器中的一个典型表:

    设计网格中具有三个字段的查询

  3. 双击要在查询中使用的表字段。

    可以包括具有说明性数据(如名称和说明)的字段,但是必须包括具有要计数的值的字段。

    每个字段都显示在查询设计网格中的一列中。

  4. “设计”选项卡上的“结果”组中,单击“运行”

    查询结果显示在数据表视图中。

  5. (可选)返回到设计视图并调整查询。为此,请右键单击查询的文档选项卡,然后单击“设计视图”。之后可根据需要通过添加或删除表字段来调整查询。若要删除某个字段,请在设计网格中选择与它对应的列,然后按 Delete。
  6. (可选)保存查询。

添加“总计”行



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