access 2007创建生成表查询

时　间:2008-04-14 07:55:57
作　者:Microsoft   ID：11  城市：上海  QQ：3002789054
摘　要:创建生成表查询
正　文:

本文中的信息说明如何创建和运行生成表查询。在需要复制表中的数据或者需要将数据存档时，应使用生成表查询。

如果需要更改或更新现有记录集中的部分数据，例如一个或多个字段，可以使用更新查询。有关更新查询的详细信息，请参阅创建更新查询一文。

如果需要向现有表中添加记录（行），请使用追加查询。有关追加查询的详细信息，请参阅创建追加查询一文。

了解生成表查询

生成表查询从一个或多个表中检索数据，然后将结果集加载到一个新表中。该新表可以驻留在已打开的数据库中，您也可以在其他数据库中创建该表。

通常，在需要复制或存档数据时，可创建生成表查询。例如，假设您有一个或多个包含过去的销售数据的表，并且要在报表中使用这些数据。因为交易至少已过了一天，所以销售数据不会更改，而不断运行查询来检索数据可能需要花费一些时间 - 当对大型数据存储运行复杂查询时尤其如此。将数据加载到一个单独的表中并使用该表作为数据源，这样可以减少工作量并提供一种方便的数据存档。在执行操作时，请记住，新表中的数据严格说来只是一个快照；该新表与其源表之间没有任何关系或连接。 

创建生成表查询的过程包括下面几个主要步骤：

• 如果数据库未签名或者未驻留在受信任位置，请将它启用。否则，将无法运行动作查询（追加查询、更新查询和生成表查询）。
• 在查询的设计视图中，创建选择查询，然后修改该查询直到返回所需的记录。您可以从多个表中选择数据，实际上就是取消数据的规范化。例如，可以将客户、货主和供应商数据放入一个表中，而在具有正确规范化表的生产数据库中则不会这样做。还可以在查询中使用条件以进一步自定义或缩小结果集。

  有关规范化数据的详细信息，请参阅数据库设计基础一文。

• 将选择查询转换为生成表查询，选择存放新表的位置，然后运行该查询以创建表。

不要将生成表查询与更新查询或追加查询混淆。当需要在个别字段中添加或更改数据时，可使用更新查询。当需要将记录（行）添加到现有表中的现有记录集中时，可使用追加查询。

有关更新查询的详细信息，请参阅创建更新查询一文。有关追加查询的详细信息，请参阅创建追加查询一文。

创建生成表查询

若要创建生成表查询，请首先创建选择查询，然后将其转换为生成表查询。选择查询可以使用计算字段和表达式来帮助返回所需的数据。下面的步骤说明了如何创建和转换选择查询。如果已经有满足需要的选择查询，则可以跳至转换选择查询和运行生成表查询的步骤。

启用数据库

 注释   仅当数据库未驻留在受信任位置或者未签名时，才执行下列步骤。每次打开不受信任或未签名的数据库时，Access 都会显示文档操作栏。

1. 在“消息栏”上，单击“选项”。
2. 在“Microsoft Office 安全选项”对话框中，单击“启用此内容”，然后单击“确定”。

如果没有看到消息栏

• 在“数据库工具”选项卡上的“显示/隐藏”组中，单击“消息栏”。

创建选择查询

 注释   如果已经有产生所需数据的选择查询，请转到下一节中的步骤。

1. 在“创建”选项卡上的“其他”组中，单击“查询设计”。

   

2. 在“显示表”对话框中，双击要从中检索数据的表。每个表都显示为查询设计器上半部分的一个窗口。添加完表后，单击“关闭”。
3. 在每个表中，双击要在查询中使用的字段。每个字段都显示在设计网格的“字段”行中的一个空白单元格中。下图显示了添加了多个表字段的设计网格。
4. 
5. 可选择向“字段”行中添加任何表达式。
6. 可选择向设计网格的“条件”行中添加任何条件。
7. 单击“运行”，运行该查询并在数据表中显示结果。
8. 可选择更改字段、表达式或条件，然后重新运行查询，直到返回您希望放入新表中的数据。

转换选择查询

1. 在设计视图中打开选择查询，或者切换到设计视图。Access 提供了几种执行此操作的方法：
   • 如果查询在数据表中打开，请右键单击查询的文档选项卡，然后单击“设计视图”
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