access 2007多值字段指南

时　间:2008-03-10 08:07:51
作　者:Microsoft   ID：11  城市：上海  QQ：3002789054
摘　要:Access 2007多值字段指南
正　文:

在大多数数据库管理系统（包括旧版本的 Microsoft Access）中，一个字段中只能存储一个值。在 Microsoft Office Access 2007 中，您还可以创建可存储多个值的字段，例如已经向其分配了一个问题的类别列表。多值字段非常适合于某些特定情况，例如当您使用 Office Access 2007 处理存储在 Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 列表中的信息，并且该列表包含一个使用 Windows SharePoint Services 中可用的多值字段类型之一的字段时。

本主题涵盖 Office Access 2007 和 Windows SharePoint Services 中的多值字段、如何创建多值字段、何时使用多值字段，以及如何在查询中使用多值字段。

什么是多值字段？

假设您有一项任务要分配给某个雇员或承包商，但您认为需要将它分配给多个人员。在 Office Access 2007 中，您可以创建一个多值字段，这样就可从列表中选择人员。

单击组合框时，复选框显示为选中状态以指示您的选择。您可以选中或取消选中列表中的项目，然后单击“确定”提交您做出的选择。

所选的人员将存储在多值字段中，并在显示时用逗号分隔（默认情况下）。

多值字段背后的理念是使您在选择并存储多个选项等情况下能够轻松地提供支持，而无需创建更高级的数据库设计。多值字段对于与 Windows SharePoint Services 的集成也很重要，因为 SharePoint 列表也支持多值字段。

您可能想知道为什么 Office Access 2007 允许您在一个字段中存储多个值，而大多数关系数据库管理系统禁止这样做。答案是：Office Access 2007 中的数据库引擎并不真正将多个值存储在一个字段中。即使您看到和使用的似乎是一个字段，但这些值实际上单独存储，并且在一个隐藏的系统表中进行管理。Access 数据库引擎会帮您处理这些工作，自动分隔数据并将它们重新收集在一起，就像它们是在一个字段中。

从技术角度来说，Access 多值字段建立了一个多对多关系模型。例如，考虑一个事件表，您可以在其中将每个事件的责任分配给一个或多个雇员。假设您创建一个名为“分配给”的多值字段，用于将事件分配给雇员。事件和雇员之间是多对多的关系。也就是说，您可以将许多雇员分配给任何一个事件，也可以将任何一个雇员分配给许多事件。

Windows SharePoint Services 中的多值字段

Windows SharePoint Services 2.0 支持选项列，允许在一个字段中选择和存储多个选项。在 Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 中，还可以创建一个查阅字段，用于在一个字段中选择和存储多个选项。为了使 Office Access 2007 与 Windows SharePoint Services 集成并支持其字段类型，Office Access 2007 实现了对多值字段的支持。

当您链接到使用这些多值数据类型之一的 SharePoint 列表时，Office Access 2007 会自动在本地创建并使用 Access 多值类型。

将 Access 表导出到 SharePoint 列表且该 Access 表中包含一个多值字段时，该字段将成为在 Windows SharePoint Services 中可用的多值字段类型之一。同样，当您将 Access 数据库迁移到 SharePoint 网站且该数据库包含具有多值字段的 Access 表时，这些多值字段中的每一个都将成为 Windows SharePoint Services 的多值字段类型之一。

何时使用多值字段

当您想要执行以下操作时，应考虑创建一个多值字段：

• 存储来自选项列表的多值选择，且该选项列表相对较小。

  通过使用表设计视图中的“查阅向导”在 Office Access 2007 中创建多值字段。

• 将 Access 表导出到 SharePoint 网站，以便该表使用在 Windows SharePoint Services 中可用的多值选项或查阅字段。

  通过使用表设计视图中的“查阅向导”在 Office Access 2007 中创建多值字段。然后将该表导出到 SharePoint 列表。

• 将 Access 数据库迁移到 SharePoint 网站，以便该数据库能够使用在 Windows SharePoint Services 中可用的多值选项或查阅字段。

  通过使用表设计视图中的查阅向导在 Office Access 2007 中创建多值字段。然后单击“外部数据”选项卡上的“迁移到 SharePoint”命令。

• 链接到包含多值选项或多值查阅字段的 SharePoint 列表。

  在创建链接表时，系统会自动为您创建 Office Access 2007 多值字段并将其映射到 Windows SharePoint Services 字段。

除了前面的情况，您还可能需要在比较确定数据库以后不会迁移到 Microsoft SQL Server 时使用多值字段。Office Access 2007 多值字段将作为包含分隔值集合的备注 (ntext) 字段升迁到 SQL Server。由于 SQL Server 不支持建立多对多关系模型的多值数据类型，因此可能需要额外的设计和转换工作。

如何创建多值字段

当您打开一个表时，该表是在数据表视图中打开的。单击“数据表”选项卡上的“字段和列”组中的“查阅列”，可以添加一个多值查阅列。此操作将启动查阅向导，引导您完成创建查阅列的过程。

1. 单击“Microsoft Office 按钮”，然后单击“打开”。
2. 在“打开”对话框中，选择并打开数据库。
3. 在导航窗格中，双击打开要在其中创建查阅列的表。
4. 在“数据表”选项卡上的“字段和列”组中，单击“查阅列”。

   
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